運用企画

サイトにて提供する情報が確定し、運用時に更新があったり、問い合わせメールの着信先と情報管理、プログラムの管理が必要になってくる項目を洗い出して、サイトを運営する為の企画が運用企画です。ここではどのような項目が必要で、何を考慮しなければならないかをまとめてあります。

サイト全体管理体制の明確化

サイトに掲載する情報が古くなったり、現在とは違う場合には、サイトを更新して見込み顧客に正確な情報を伝える必要があります。その為、以下のことをあらかじめ決めておく必要があります。

  • ページ毎の責任部署・担当
  • コンテンツ内容が古くないか確認するタイミング
  • 確認を行ったかのチェック手段
  • 変更する場合のフロー

特にコンテンツのチェックはWeb担当者ではできない部分が多いため、どのような体制で運営しているか、体制図を作っておくと後々Webの情報を活性化しやすくなります。

更新コンテンツチェック

固定的なページではなく、常時更新していくページの場合、誰がいつ誰の承認のもと更新するかも明確にしておかなければなりません。あらかじめ更新が予定されているページは更新フローを作っておきましょう。

問い合わせメールの着信先とテスト方法

BtoBの企業では問い合わせフォームがサービスや製品毎に分かれており、メールを受け取る担当が違うことも多々あると思います。ところがその担当者がいなくなったとき、メールはエラーとして扱われ、気づかなくなる可能性を持っています。その為、フォーム毎に誰にメールが届くかリストを作成しておいた方が賢明です。また、CCでサイト管理者にはかならず届く様にするとトラブルを避けやすくなります。

メールが正しく届くかは月に1度など期日を決め、実際にテストメールを送信することをお奨めします。せっかく入力して問い合わせしてもらったのにエラーで消えてしまうと二度と問い合わせてもらえません。頻繁にテストして機会損失を防ぎます。

動的コンテンツの管理

動的コンテンツ(プログラムなどから出力されるページ)は静的コンテンツに比べ、機能しなくなる可能性を多く含んでいます。セキュリティ対策でネットワークの設定を変更しただとか、データベースをバージョンアップしたなどの理由により表面上は機能しているように見えてもある部分が動かなくなることがあります。その為、こちらもどのような動的プログラムがあり、どのような動きをするのが正常であるかを記述しておく必要があります。また、月に一度のテストも運用において行うべき項目です。

定点観測の必要性

その他運用ではアクセス解析や検索エンジン結果の定点観測が不可欠です。外部要因によりサイトへのアクセスがどのような影響を及ぼしたかは、それまでの状況を知らないと比較のしようがありません。定点観測としては下記があります。自社にとって何をどこまで行うべきか企画の段階で決めておきましょう。

マシンパフォーマンステスト

サイトの運営がうまくいくと当初は想定しなかったアクセスが発生し、表示が遅かったり、表示されなかったりなどのサーバーやシステム、ネットワークが起因となるトラブルが発生するようになります。ある程度指標を決めて定期的にパフォーマンスチェックすることが必要になります。

成果物・制作資料・レポート・ドキュメント

  • サイト管理企画書
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